Quem contrata office manager procura alguém que mantém o escritório funcionando sem ser visto. Por isso o perfil precisa do título, das áreas que você gerencia (suprimentos, fornecedores, espaço, eventos) e de uma prova de que a rotina ficou melhor com você. Na entrevista, pesa a mudança, a crise de fornecedor ou o evento que você resolveu sem atraso.

Quem contrata e o que o recrutador digita na busca

Empresas de tecnologia, escritórios de serviços, startups em crescimento e filiais de grupos maiores contratam office manager para cuidar do espaço e de quem o usa. A função junta compras, contratos de serviço, recepção, viagens e eventos. Quem filtra digita o título em inglês e um termo da rotina que quer ver. Estes são os mais usados em anúncios da área:

  • office manager
  • gestão de escritório
  • facilities
  • suprimentos
  • gestão de fornecedores
  • eventos corporativos
  • viagens corporativas

Se o seu título interno for assistente administrativo ou gerente administrativo, use o cargo oficial no campo de cargo e o termo office manager na headline quando ele descrever o que você faz. O modelo de perfil para administrador ajuda a comparar as duas funções.

Headline: 3 variações por nível

A headline define em que parte da operação você atua. Cargo, áreas e uma prova entram nesta ordem. Estes são modelos para três momentos de carreira. Números ilustrativos, use os seus:

  • Júnior ou em transição: Office Manager Júnior | Suprimentos e Rotina de Escritório | Controle de compras e fornecedores de 2 unidades
  • Pleno em empresa de médio porte: Office Manager | Facilities, Suprimentos e Fornecedores | Rotina de escritório para 120 pessoas com orçamento controlado
  • Sênior ou com equipe: Office Manager Sênior | Gestão de Escritório, Orçamento e Equipe de 4 pessoas | Mudança de sede em 45 dias sem parar a operação

Três ou quatro termos bastam. Para o nível de entrada, prefira a rotina que você executa bem à lista de tudo que já viu. Mais exemplos em headline do LinkedIn: 30 exemplos por profissão.

Sobre: 1 exemplo completo

Números ilustrativos. Use os seus.

Cuido do escritório de uma empresa de tecnologia com 120 pessoas em duas unidades. Organizo suprimentos, fornecedores de limpeza e manutenção, a mudança de espaço e os eventos da empresa, sempre com o orçamento do mês à vista.

Meu método: cada fornecedor tem um contrato com escopo e prazo de resposta, cada compra tem uma cotação e cada evento tem um roteiro com datas. Nos últimos dois anos, o tempo de reposição de material caiu de 5 dias para 2 (ilustrativo).

Busco posição de office manager em empresa com operação em crescimento, onde o espaço e a equipe precisam de alguém que organize sem burocracia. Aberto a conversar sobre rotina e gestão de fornecedores.

A estrutura: o que você administra, o método com uma prova, o mercado e o que busca. Mais em Sobre do LinkedIn: 12 exemplos prontos por área.

Experiência: 6 bullets de modelo

Cada bullet tem a rotina, a decisão e o resultado. Mudança, evento e contrato são bons temas, porque têm começo, meio e prazo. Números ilustrativos.

  • Reorganizei o almoxarifado e o pedido de suprimentos, com estoque mínimo por item, e o escritório deixou de ficar sem material de uso diário.
  • Negociei contrato de limpeza e manutenção com três fornecedores, comparando escopo e prazo de resposta em planilha, antes da renovação.
  • Coordenei a mudança de andar para 120 pessoas em 45 dias, com cronograma de mobília, rede e acessos, sem parar a recepção.
  • Montei o controle mensal de despesas do escritório, com orçamento por centro de custo, e a diretoria passou a aprovar compras com o saldo à vista.
  • Organizei a logística de três eventos corporativos por ano, do buffet à lista de convidados e ao check-in na entrada.
  • Padronizei o processo de viagens a trabalho, com cotação, aprovação e prestação de contas, e o prazo de reserva caiu para 2 dias úteis.

Guia em como descrever experiência no LinkedIn, e a versão para a área em experiência em administrativo no LinkedIn.

As 15 competências que o recrutador filtra

Office Management · Gestão de Escritório · Facilities · Compras e Suprimentos · Gestão de Fornecedores · Gestão de Contratos · Eventos Corporativos · Viagens Corporativas · Controle de Orçamento · Planejamento de Espaço · Rotinas Administrativas · Comunicação Interna · Liderança de Equipe · Excel Avançado · Organização e Prazos

As 3 em destaque são a área que mais pesa na vaga (suprimentos, facilities ou eventos), o controle de orçamento e a competência de liderança, se você coordena pessoas. Complete até 50 com as variações de nome e os fornecedores de categoria que você já negociou. Guia em competências do LinkedIn para área administrativa, e a lista para quem lidera em competências de liderança no LinkedIn.

Erros comuns do perfil de office manager

  • Título em inglês sem função. Office manager sozinho diz pouco para quem busca em português. Acrescente o que você gerencia.
  • Facilities sem escopo. Diga o que entra: limpeza, manutenção predial, recepção, segurança ou mobília. A palavra sozinha não separa você de quem só compra.
  • Só compra, sem gestão.“Faço pedidos de material” é tarefa. “Estoque mínimo por item e cotação de três fornecedores” é processo.
  • Preço de contrato no perfil. Valor de fornecedor e condição negociada são da empresa. Descreva o escopo e o número de contratos.
  • Eventos sem tamanho.“Organizei eventos” não diz nada. Diga o número de convidados, a cidade e o prazo de preparação.

Formação, registro e certificações

Administração, gestão de facilities, arquitetura de interiores e engenharia civil aparecem nas vagas de office manager, cada uma com um tipo de rotina. Não existe registro de conselho para o cargo. Cursos de gestão de contratos e de facilities entram com a carga horária e o ano de conclusão, desde que o programa esteja no site da instituição. Se você tem formação técnica em edificações, cite-a, porque ela pesa em mudanças de espaço.

Como adaptar o modelo em 20 minutos

  1. Abra dez vagas de office manager e anote as áreas, os termos e os tamanhos de equipe que aparecem em todas. Eles vão na headline e nas três primeiras competências.
  2. Escolha a headline do seu nível e troque os números ilustrativos pelos seus. Se não sabe o número, conte pessoas, unidades, fornecedores ou dias.
  3. Reescreva o Sobre começando pelo espaço ou pela área que você mais gerencia.
  4. Escreva um bullet para cada rotina: a mudança, o contrato, o evento ou a compra, com a decisão e o resultado.
  5. Cadastre as 15 competências e complete até 50. Os menus mudam entre o aplicativo e o computador, então procure a seção de competências pelo lápis do seu perfil, em qualquer um dos dois.

Checklist antes de publicar

  • Headline com o título, as áreas e uma prova, dentro de 220 caracteres.
  • Nenhum valor de contrato ou nome de fornecedor com condição negociada.
  • Seis bullets com rotina, decisão e resultado, cada um com número, prazo ou pessoas.
  • 50 competências, com as 3 em destaque no topo.
  • Foto profissional, banner e URL personalizada com o seu nome.
  • Uma recomendação de gestor ou de colega que trabalhou com você em uma mudança ou evento.

Meça e reescreva

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Se a vaga também pede currículo, o AjustaCV monta o currículo a partir do que você já tem.

Perguntas frequentes

Office manager ou gerente administrativo: qual título usar?

Use o título que está no seu contrato. Office manager descreve quem cuida do escritório como um todo, com suprimentos, fornecedores, eventos e a rotina das pessoas no espaço. Gerente administrativo costuma responder também pelo orçamento e pelo financeiro do administrativo. Se a sua função é a primeira, use office manager e escreva em português o que ele faz, porque o filtro lê as duas línguas.

Como mostrar o orçamento do escritório sem expor a empresa?

Escreva o tamanho da operação e a forma como você controla o gasto, não o saldo. “Orçamento mensal de despesas de escritório para 120 pessoas, com aprovação por centro de custo” mostra a responsabilidade sem revelar o caixa. Valores de contratos e a lista de fornecedores com preço negociado ficam de fora.

Office manager é a mesma coisa que recepcionista?

Não. A recepção é uma das rotinas de quem cuida do escritório, junto com suprimentos, contratos de serviço, mudanças e eventos. Se você atende visitantes e também gerencia fornecedores e o espaço, mostre as duas coisas. Se o seu foco é só o atendimento, o perfil de recepção descreve melhor a sua função.

Vale colocar inglês na headline?

Vale quando a vaga é de empresa com operação internacional ou quando o cargo em inglês é o título oficial. Para empresas nacionais, o termo em português ajuda a busca. A melhor opção costuma ser o cargo em inglês seguido da descrição em português, como Office Manager | Gestão de Escritório e Fornecedores.

Quer seu perfil LinkedIn escrito pro cargo que você quer?

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